Gestion au quotidien

5 astuces pour organiser votre journée de travail

5 astuces pour organiser votre journée de travail

Il est 9h00 et Julie, la petite nouvelle du service comptabilité, attaque sa journée. Après un petit café avec sa collègue Chantal, elle s’attaque au gros dossier déposé sur son bureau. A peine 30 minutes plus tard, elle détourne son regard pour traiter les 530 emails qui s’accumulent depuis 3 mois dans sa boite de réception. 10h : Marc, le responsable du service, vient la chercher pour la réunion hebdomadaire. C’est la fin du meeting, Julie en profite pour prendre une petite pause avec Jean-Eudes. Il est 11h30 : Julie se replonge dans son dossier mais Sophie, sa copine du marketing, lui envoie une vidéo de chatons mignons. Il est midi, son téléphone vibre, c’est encore Sophie qui la prévient qu’il est l’heure de se rendre au réfectoire. Ni une ni deux Julie attrape son manteau et file se remplir l’estomac.

Bilan de la matinée : 1/3 du dossier réalisé, 50 emails dans la corbeille et 10 emails traités, une réunion, deux cafés, quelques potins et une vidéo de chatons mignons.

Bon… pas très productif tout ça ! Julie doit apprendre à gérer et optimiser son temps pour maximiser son efficacité au travail. Il est temps de lui donner un petit coup de pouce. Restez attentifs, Cqui-leboss.fr dévoile 5 astuces pour organiser votre journée de travail !

Hiérarchiser les urgences

Dans un premier temps, il est important de différencier les dossiers urgents, importants et ceux qui peuvent attendre. Une fois la hiérarchisation faite, attaquez-vous, selon votre humeur et votre état de concentration aux tâches urgentes et délicates pour finir par celles plus agréables. Attention : si vous vous sentez fatigué ou déconcentré, préférez réaliser les tâches les plus simples et qui demandent peu de réflexion.

Organiser ses temps de pause et son temps de travail

Il y a un temps pour tout : le travail et les pauses. Définissez de manière claire vos temps de repos afin de vous créer un réflexe. Ne faites pas l’impasse sur les pauses qui sont des moments très importants afin de maintenir votre niveau de concentration au maximum pendant les temps de travail.

Par exemple : vous arrivez à 9h00 et prenez un petit café avec vos collègues le temps de leur dire bonjour et de leur souhaiter une bonne journée. A 10h30, vous marquez un temps d’arrêt et vous allez vous aérer l’esprit pendant 10 à 15 minutes. Vous reprenez ensuite le travail jusqu’à 12h00.

Trier régulièrement la boite mail

Entre les emails importants, ceux qui ne vous concernent pas et les SPAMS, vous pouvez vite vous laisser submerger. Pour éviter l’invasion, il est nécessaire de traiter vos emails régulièrement. Ne demandant pas beaucoup de concentration, c’est une tâche idéale à réaliser dès votre arrivée le matin et en début d’après-midi lorsque le fléau de la digestion se fait ressentir.

 Se fixer des objectifs

Rien de plus motivant et satisfaisant que d’atteindre ses objectifs à la fin de la journée. Il est donc important de vous fixer des objectifs mensuels, dispatchés de façon hebdomadaire et répartis quotidiennement. Cette organisation est d’autant plus bénéfique lors de projets et tâches de longue durée.

Faire un bilan chaque soir et préparer le lendemain

A quelques minutes de quitter les locaux de votre entreprise et de rentrer enfin chez vous, prenez un petit temps pour faire le point sur votre journée et vos avancées. La tenue d’un carnet de bord vous permet notamment de savoir exactement ce que vous avez à faire dès le lendemain. Pour planifier vos tâches, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Un carnet de bord papier dans lequel vous notez vos « TO DO LIST »
  • Un fichier Excel mis à jour quotidiennement
  • L’utilisation du CRM de votre entreprise s’il vous permet de planifier des tâches sur l’agenda (comme c’est le cas pour le logiciel CRM Initiative)
  • Le bon vieux post it

 

Vous avez d’autres petites astuces pour organiser votre journée de travail ? N’hésitez pas à les partager avec nous ! 🙂

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