Gestion au quotidien

Les bonnes résolutions pour gagner du temps au travail en 2018

Les bonnes résolutions pour gagner du temps au travail en 2018

Ça y est ! Nous avons dit adieu à 2017 pour commencer une toute nouvelle année. Le moment du bilan a donc sonné ! Avez-vous tenu les engagements pris l’année précédente ? Vos résolutions sont-elles restées lettre morte ? Avez-vous pensé aux résolutions que vous allez prendre pour mieux réussir en 2018 ? Et si, au lieu de prendre des dizaines de résolutions, vous n’en preniez qu’une ? Celle de devenir plus efficace au travail par exemple, pour avoir du temps pour vous et vos proches. Dans cette optique, découvrez ci-dessous 6 principes d’organisation pour reprendre en main vos journées de travail.

 

Analyser mon emploi du temps pour connaitre mon rythme

Cela me permet de déceler les voleurs de temps et de repérer les sources d’inefficacité. Ainsi, combien de temps par jour me prend la gestion de mes mails ? Quels sont les facteurs de distraction qui m’empêchent de finir à temps mes tâches ? Où se situent mes dérives ? À quel moment de la journée la paresse se fait-elle le plus sentir ? Les réponses obtenues vous permettront de repenser votre organisation personnelle et de gagner du temps au travail.

 

Prioriser les tâches pour gagner du temps

Difficile de travailler comme on le souhaiterait entre les urgences, les tâches ponctuelles, les objectifs, les délais et les sollicitations. Ce n’est pas tout, car il suffit d’un petit imprévu pour enrayer la machine. Pour utiliser efficacement votre temps, faites la liste des tâches urgentes et non urgentes qui vous incombent. Les tâches désagréables doivent figurer en haut de la liste afin de pouvoir passer à autre chose par la suite. Puis estimez le temps qu’il vous faut pour réaliser chacune d’entre elles, en prenant en compte les interruptions éventuelles. Enfin, rajoutez-y une marge pour que le délai de traitement soit réaliste.

 

S’assurer de bien comprendre ce qu’on attend de moi

Votre superviseur vient de vous confier une tâche. Vous êtes alors tenté de démarrer sur les chapeaux de roue pour en finir au plus vite ! Mauvaise idée ! Vous savez pourquoi ? Parce que vous risqueriez d’aller dans la mauvaise direction si la demande est mal comprise. Une consigne équivoque pourrait effectivement vous faire perdre beaucoup de temps, et porter préjudice à vos autres tâches en attente. Pour y remédier, n’hésitez pas à demander des précisions supplémentaires sur la mission (consignes, délais de traitement, livraison, etc.). Cette précaution vous permettra de canaliser votre énergie, mais surtout, de faire preuve d’efficacité au travail.

 

Gagner du temps en ne faisant qu’une chose à la fois

Sachez-le une bonne fois pour toutes : jongler entre plusieurs tâches est le meilleur moyen de vous disperser ! Pire, cela tue votre concentration. Autrement dit, concentrez-vous sur une mission et ne passez pas à autre chose avant de l’avoir fini ! Si besoin, astreignez-vous à une discipline : terminer une tâche et s’autoriser 5 minutes de pause. Vous pouvez aussi vous imposer des pauses pour vous aérer le cerveau avant de redémarrer de plus belle.

 

En finir avec les sources de distraction

Ne perdez pas votre temps sur les réseaux sociaux et arrêtez de lire les informations. C’est rarement pertinent et cela vous fait perdre votre temps. De même, ne répondez qu’aux mails urgents et aux demandes importantes. Attendez la pause pour consulter votre téléphone (rendez-vous injoignable) et désactivez les notifications susceptibles de vous déconcentrer.

Remplir quotidiennement mon outil CRM

Le CRM, Customer Relationship Management, centralise les informations nécessaires sur les prospects de l’entreprise. Il offre également un suivi client personnalisé et une vision globale de chaque projet. Plus besoin de perdre du temps dans la recherche de fichiers clients donc, car les renseignements sont instantanément accessibles. Mais avoir un CRM ne suffit pas. Il faut en effet l’enrichir en temps réel pour compléter les données manquantes ou obsolètes, et corriger celles qui sont erronées. C’est à cette condition que le CRM tient sa promesse : celle d’augmenter la réactivité de l’entreprise et de répondre aux mieux aux attentes des clients.

 

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